El problema
El email es el cuello de botella de casi todas las gestorías.
La bandeja de entrada es una lista interminable
Clientes que preguntan lo mismo, documentos que llegan sin orden, avisos que se mezclan con consultas urgentes. Sin un sistema claro, nada sabe cuándo le toca.
Lo urgente se pierde entre lo ordinario
Un requerimiento de Hacienda enterrado entre facturas y consultas de horario. Sin clasificación automática, las urgencias dependen de que alguien las vea a tiempo.
Responder siempre lo mismo consume horas reales
"¿Cuándo sale la declaración de la renta?" "¿Me podéis hacer un modelo 303?" "¿Qué documentos necesito para darme de alta?" Cada respuesta tarda minutos que se suman a decenas de horas al mes.
No hay visión del estado de cada cliente
Para saber qué hay pendiente para un cliente concreto tienes que buscar en el email, en el software y en los papeles. No hay un resumen automático del estado de la cartera.
Soluciones
Lo que automatizamos para gestorías y despachos.
No es una solución genérica. Cada gestoría tiene sus propios flujos, sus clientes y su operativa. Empezamos entendiendo cómo trabajáis vosotros.
Clasificación y priorización de emails
El sistema lee cada email entrante, lo clasifica por tipo (urgente, rutinario, documentación, consulta) y lo asigna a la persona correcta. Las urgencias suben solas. Lo rutinario espera.
Desde 1.800 € · implantación →🤖Respuestas automáticas a consultas frecuentes
Las preguntas que se repiten (plazos, honorarios, documentación necesaria, estado de trámites estándar) se responden solas. El sistema redacta borradores que tú apruebas con un clic o envía directamente para las más simples.
Desde 1.800 € · implantación →📊Informe diario del estado de la cartera
Cada mañana recibes un resumen: clientes con documentación pendiente, trámites próximos a vencer, requerimientos sin responder y trabajo nuevo entrado ayer. Todo en un mensaje, sin abrir el software.
Desde 1.200 € · implantación →💬Canal WhatsApp para clientes frecuentes
Un chatbot de WhatsApp que responde a los clientes más activos: estado de sus trámites, documentación pendiente, próximas fechas clave. Menos llamadas, más clientes atendidos en menos tiempo.
Desde 2.400 € · implantación →Flujo real
Así gestiona el email una gestoría con automatización.
Un cliente envía un email con documentación adjunta y una consulta sobre el modelo 130 del trimestre.
El sistema detecta que hay documentación adjunta, la almacena en la carpeta correcta del cliente y etiqueta el email como "consulta fiscal rutinaria".
El sistema redacta una respuesta explicando el modelo 130, el plazo de presentación y los datos necesarios. Tú la revisas y envías con un clic.
Si el email contiene un requerimiento de la Agencia Tributaria o algo fuera de lo habitual, el sistema lo escala al gestor responsable con prioridad alta y un resumen del asunto.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan los gestores antes de empezar.
¿El sistema puede acceder a nuestro software de gestión (A3, Sage, Contaplus, Holded)?
Depende del software. Con algunos integramos directamente vía API. Con otros trabajamos sobre el email y los datos exportados. En la primera reunión revisamos tu stack y te decimos qué es posible sin rodeos.
¿Cómo decide el sistema qué es urgente y qué no?
Lo configuras tú. Definimos juntos las reglas: palabras clave, remitentes prioritarios, tipos de documento. El sistema aprende de los primeros casos y va afinando. Siempre puedes ajustar las reglas.
¿Las respuestas automáticas suenan a robot o se adaptan al tono de la gestoría?
Se adaptan a tu tono. Entrenamos el sistema con ejemplos de cómo escribe tu equipo. El cliente recibe una respuesta que suena a vosotros, no a un chatbot corporativo.
¿Qué pasa con los emails en los que no puede responder solo?
Los escala a la persona adecuada con un resumen del hilo y una propuesta de respuesta. Nadie recibe un email sin saber de qué va y qué tiene que hacer.
¿Compatible con Gmail y Outlook?
Sí, con ambos. También con otros clientes de email corporativo. La configuración inicial tarda entre 1 y 3 días según el volumen y la complejidad de vuestros flujos.
Automatización de email para gestorías, asesorías y despachos en España
Una gestoría con 200 clientes activos recibe decenas de emails al día. Consultas sobre plazos, solicitudes de documentación, preguntas repetidas sobre el estado de un trámite, facturas adjuntas que necesitan clasificarse. Sin un sistema de gestión automática, todo eso pasa por los ojos de alguien del equipo, que tiene que decidir qué hacer con cada uno.
La automatización de email para gestorías no elimina el criterio humano — lo reserva para lo que realmente lo necesita. Las consultas rutinarias se responden solas o con un clic de aprobación. Los requerimientos urgentes suben solos a la bandeja prioritaria. La documentación adjunta se clasifica y archiva automáticamente. El gestor empieza el día sabiendo exactamente qué necesita su atención y en qué orden.
El informe diario de cartera complementa el sistema: cada mañana recibes un resumen de qué clientes tienen documentación pendiente, qué trámites vencen esta semana y qué trabajo nuevo entró ayer. Sin abrir el software de gestión ni preguntar a nadie.
Trabajamos con gestorías y despachos en Valencia, Madrid y toda España. Compatible con Gmail, Outlook y los principales softwares del sector (A3, Sage, Holded, Contaplus). Empezamos por la auditoría: precio cerrado desde 1.490 €, informe en 10 días hábiles y, si decides implementar, ese importe se descuenta del presupuesto. Cada automatización lleva su presupuesto cerrado y el acompañamiento mensual posterior es opcional, sin permanencia.
¿Tu equipo dedica demasiado tiempo a emails que podrían resolverse solos?
Cuéntanos cuántos emails gestionáis al día, qué herramientas usáis y dónde está el mayor cuello de botella. En el día te decimos qué se puede automatizar y cuánto ahorraría a tu equipo.
Hablar por WhatsAppTaronja Lab · Valencia y Madrid · Auditoría desde 1.490 € · Sin permanencia